Descubra a importância de confeccionar controles internos para a gestão do MEI.
A alternativa encontrada por alguns profissionais para permanecerem no mercado foi a adesão ao MEI. Esta modalidade tributária formaliza seus negócios da forma facilitada. No entanto o microempreendedor, muitas vezes, não faz um planejamento, um controle rigoroso, por não conhecer e ou até mesmo não compreender a necessidade de se ter controles internos para auxiliar na gestão do negócio. Neste artigo vamos falar da importância de ter controles internos para melhor gestão do MEI.
O que são controles internos?
O controle interno pode ser definido como sendo o processo planejado e mantido pelo responsável pela gestão do negócio para fornecer segurança razoável quanto à realização dos objetivos da entidade no que se refere à confiabilidade dos relatórios financeiros, efetividade e eficiência das operações e conformidade com leis e regulamentos aplicáveis. Neste contexto procura-se conhecer a eficiência da vigilância e da proteção aos bens, com o objetivo de medir a relação custo / benefício, economicidade ou adequada trajetória dos fins procurados ou programas.
Qual é a importância dos controles internos?
Para uma empresa alcançar seus objetivos planejados é preciso usar os métodos científicos de administração. É a administração da empresa que detém a responsabilidade de escolher, efetivar e modificar, quando necessário, os controles internos. Para proteger o patrimônio e criar um alicerce para toda a estrutura organizacional. Pois é o controle interno que assegura a continuidade do processo decisório executado pelos empresários. Uma vez que o controle interno gira em torno dos aspectos administrativos, influenciando diretamente os contábeis.
Ao idealizar uma empresa é sabido que o fluxo de operações e informações proposto requer confiabilidade para garantir a sua continuidade. Por isso a importância do controle interno. Porque os dados gerados por esse fluxo são transformados em informações para a tomada de decisões administrativas a favor do objetivo do MEI.
No caso dessas informações não serem confiáveis, o processo decisório fica comprometido. Por este motivo deve-se adequar o controle interno à realidade da empresa. Utilizando uma análise de classificação por eficiência dos fluxos de operações e informações e os seus custos versos benefícios.
Outra relevância quanto ao controle interno é a sua funcionalidade como suporte ao trabalho de auditoria. Seus procedimentos compreendem o plano de organização e o conjunto coordenado das atividades em vários níveis ? subsistemas ? compostos de cadeias de procedimentos. Com a finalidade de proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis.
Funções e formas do controle interno.
A principal funcionalidade dos controles internos é a proteção dos ativos, produzir os dados contábeis confiáveis e ajudar na condução ordenada dos negócios da empresa. Tais controles são empregados para proporcionar eficiência às operações, dar ênfase à politica de negócios da empresa, bem como a seus registros financeiros. E também abrangem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos compreendidos por normas salutares, que observam práticas saudáveis aos interesses da empresa no cumprimento dos deveres e funções.
São formas de controle interno todos os registros, livros, fichas, mapas, boletins, papéis, formulários, pedidos, notas, faturas, documentos, guias, impressos, ordens internas, regulamentos, treinamentos, orçamentos, estudo de tempo e movimentos e demais controles que podem ser inerentes tanto à contabilidade como a gestão.
Quais são os tipos de controles internos?
Os controles internos são divididos em dos tipos. Os contábeis que compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos diretamente relacionados, principalmente com a salvaguarda do patrimônio e a fidedignidade dos registros contábeis. Geralmente incluem os seguintes controles: sistema de autorização e aprovação; separação das funções de escrituração e elaboração dos relatórios contábeis daquelas ligadas às operações ou custódia dos valores; e controles físicos sobre estes valores. E os controles administrativos que compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos que dizem respeito à eficiência operacional e à adesão à política traçada pela administração. Normalmente, se relacionam de forma indireta aos registros financeiros.
Ambos os controles abrangem análises estatísticas, estudos de tempo e movimentos, relatórios de desempenho, programas de treinamento e controle de qualidade.
Princípios de controles internos
Para preservar o patrimônio de qualquer empresa é preciso ter mais do que confiança. Alguns princípios devem ser observados para reduzir o chamado risco de controle interno.
Responsabilidade
Para o caso do negócio que possui um auxiliar o princípio da responsabilidade se aplica. Estabelecer as tarefas a serem delegadas aos funcionários de forma clara, limitada e por escrito. Usando este princípio é mais fácil para a empresa gerenciar a execução das atividades. Em tais situações, é possível determinar claramente a responsabilidade por um erro. Certificar a execução de todos os procedimentos e controles. Depurar casos de omissões na realização das transações da empresa.
Rotinas Internas
A empresa deverá definir um manual de organização, onde deve nortear todas as rotinas internas executadas por setor.
Acesso aos ativos
A empresa deverá limitar o acesso dos funcionários aos ativos da empresa para estabelecer um restrito movimento por todos em relação ao manuseio de numerários, emissão de cheques, dinheiro em caixas, troca de títulos, estoque, imobilizados, etc.
Segregação de funções
Está relacionado ao ato de ?desmembrar?, onde é estabelecido que uma mesma pessoa não possa ter acesso a dois departamentos ao mesmo tempo, devido a acumulo de funções e a perca da qualidade nos fatos a serem praticados.
Confronto dos ativos com os registros
Consiste em estabelecer formas contínuas de ações em confrontar as atividades feitas por um setor em serviços prestados a outro setor, através desse procedimento possibilita detectar desfalques, registros e atos inadequados a todo o patrimônio da empresa.
Amarrações do sistema
Baseia-se no fato de que o sistema interno da empresa deve agir interligado nas transações, para com isso possibilitar analisar a transação de um setor para com outro evitando ações criminosas, detectar erros rápidos e de um setor para com outro evitando ações criminosas, detectar erros rápidos e desempenhar ações rápidas, pois cada setor depende do outro, e assim existe a cobrança de todos.
Auditoria interna
Consiste na necessidade da empresa ter u sistema de controle interno bem executado, onde há um setor que verifique periodicamente as ações dos envolvidos e determine a verificação das normas internas observando o seguimento periódico e avalie novas normas internas e as devidas modificações caso necessário.
Custo do controle versos benefício
Baseia-se na avaliação do custo do controle interno frente ao benefício adquirido. Utilizando os controles menos rígidos para as transações com menor impacto. Enquanto que os controles mais sofisticados devem ser utilizados para transações de valores relevantes.
Limitação do controle interno
A gestão da empresa deve se precaver das conspirações de apropriação indébita de bens. Instruir de maneira adequada quanto às normas internas.
Formas de controles comuns ao MEI
Os quatro processos básicos de organização para facilitar na administração do negócio o terceiro corresponde ao processo de controlar. Que se refere ao controle da demanda e ou vendas de produtos, ligados a área de marketing. E o fechamento diário do caixa e do estoque para fazer o controle financeiro adequado.
Quando a empresa define os objetivos, ações estratégicas e ações operacionais, está iniciando a ação empresarial. Neste momento há necessidade de fazer o controle sobre o resultado dos esforços e sobre o próprio esforço, no sentido de perceber se ele foi adequadamente implantado.
Estes controles tem o propósito de assegurar que a empresa alcance as vendas, lucros e outras metas estabelecidas. E relaciona alguns tipos de controles de marketing como o controle de plano anual que examina se os resultados planejados estão sendo atingidos, como analise de vendas, participação de mercado, relação vendas / despesas, análise financeira e nível de satisfação do consumidor.
O controle de rentabilidade que examina onde a empresa está ganhando e perdendo dinheiro, utilizando dados da rentabilidade por produto, território, consumidor, segmento, tipo de canal de distribuição ou tamanho do pedido.
O controle de eficiência que avalia a eficiência dos investimentos em marketing usando as abordagens de eficiência por força de vendas, propaganda, promoção de vendas e distribuição.
E o controle estratégico que examina se a empresa está buscando as melhores oportunidades em relação aos mercados, produtos e canais através de instrumentos de avaliação de eficácia de marketing, auditoria, análise de sua excelência e da ética e responsabilidade social da empresa.
O fluxo de caixa é uma representação gráfica e cronológica de entradas e saídas de recursos monetários que controla e analisa as receitas, as despesas e os investimentos. Permitindo que as entidades executem suas programações financeiras e operacionais, projetadas para um determinado período. Possibilitando a verificação e o planejamento de eventuais excessos e insuficiência de caixa. Destacando que o caixa é o centro dos resultados, para tomada de decisões financeiras, e representa a disponibilidade imediata de recursos.
A importância de um sistema confiável de projeção de fluxo de caixa, pois a análise de suas demonstrações pode resultar na decisão de um investimento, ou mudanças na situação financeira da empresa.
A gestão de estoque, que consiste em evitar o excesso ou a falta de suprimentos para produção de vendas, bem como evitar os extravios de estoque. Alguns controles facilitam na gestão do estoque como o controle físico e financeiro de estoque; políticas de compras; análise comparativa: estoque atual versos valores a pagar aos fornecedores; custo econômico dos estoques excedentes; armazenagem e arrumação adequada dos produtos.
Conclusão
Podemos constatar a importância de bons controles internos para a gestão e crescimento de qualquer empreendimento. Sendo necessário o desenvolvimento de habilidades de gestão dos microempreendedores, para que consigam resultados melhores e assim garantir a continuidade de seus negócios. Pois dessa maneira favorece o alcance dos objetivos planejados.
